新型冠狀病毒來勢洶洶，為免辦公室內人群聚集，政府兩度宣佈公務員在家工作，不少私人機構隨即仿效，遠程辦公成為一眾打工仔的日常。遠程辦公在外國推行已久，一般只需簡單雲端協同平台，配合電腦連接虛擬私人網路（VPN）即可使用。然而，本港突如其來的辦公新挑戰卻帶來兩極局面：有企業軟硬件俱備，水到渠成；有公務員則指「部門運作陷入停擺」，慨嘆在家工作等同放假。疫情嚴峻，在家工作潮沒完沒了，這次遠程辦公的經驗又會否掀起香港辦公模式的轉變？
記者│李承璋 編輯│姚穎彤 攝影│徐樂彤 姚穎彤
因應新型冠狀病毒疫情，政府率先於1月28日宣佈公務員在家工作安排。縱3月初公務員曾陸續復工，但確診人數在3月中旬大幅上升，政府在3月21日再次宣佈各部門恢復在家工作。科技發展日新月異，將工作改在「雲端」進行不是新鮮事；惟政策實施近一段時間，不少公務員指工作涉及敏感資料，政府欠遠程辦公準備，令「在家工作相當於停工」。
於食環署擔任文職的Apple（化名）指，由於政府部門對資料存取有規定，例如不能外帶公司電腦資料、電郵一般需以內聯網登入，她說：
「沒有工作可以在家中完成」。
Apple 指，她的工作涉及市民個人資料、牌照、地址等，當她無法連接電郵，便未能回覆市民查詢及發出信件，令2月的工作進度拖慢了兩、三成。
為確保工作進度不至大幅落後，加上政府後來宣佈部門維持有限度服務，Apple的部門分成A、B兩隊隔天上班，以所屬部門為例，20人的辦公室剩10人。但她直言，政府未有作清晰指引，令不少同儕無所適從，特別當工作牽涉跨部門的資料查閱，以往人人在辦公室，易於聯絡；但在家工作期間，各部門安排不同，時有輪班交錯的情況，單靠電郵溝通會拖慢進度。
她續指，政府的軟、硬件均不利在家工作，她不時要翻查舊資料回覆公眾查詢，但由於政府檔案均以列印實體文件的方式存檔，而不是存在電腦或雲端平台，人不在公司根本無法工作，形容「政府很多東西很老套」。她更指，雖然同事間亦擔心復工令辦公室人流變多，增感染風險，部分人卻不想工作拖慢進度，寧願如常上班。
追工作進度 被迫存資料在雲端
任職環保署，負責在辦公室提供後勤支援的公務員陳先生（化名）同樣受部門內聯網所困，未能在家有效工作，除了個別高級公務員可獲編配工作電話收發電郵，其他人「在家基本上等於放假」。陳先生續指，政府部門對在家工作安排各自為政，公務員要自行想方法確保進度。他批評政府傳統保守，雖設立創新及科技局，但資訊科技配備仍極不理想，即使現今科技足以支援在家工作，但「沒有人推動過，便沒有發展過」。
陳先生為了趕工作進度，曾於特別上班安排早期，將部份政府內部屬機密分類，未對外公開的數據上載至雲端，好讓他避過公務員不能以USB帶走資料的限制。他自知做法不太恰當，亦違反部門資料存取規定，明白機密資料不應以安全性存疑的私人電腦處理；但笑言方法一直存在，只是平常很少人會刻意回家加班：
「（但疫情下）沒有辦法，很多人都會抄（資料）回家做」。
根據《政府資訊科技保安政策及指引》規定，機密資料不得儲存在政府人員私人擁有的電腦、流動裝置或抽取式媒體內，惟雲端平台如Google Drive 則暫未受指引所限。政府發言人回覆記者查詢表示，一般公開資料不受限，可存於公共雲端平台，但敏感資料則應儲存於政府的私有雲端平台，若公務員違反政策，可能會有紀律處分。
發言人續指，公務員在家工作時可用政府提供的流動裝置，以需要雙重認證的加密VPN，連接政府系統和網絡。不過，我們接觸到的4名公務員均指，在共有49個薪點的公務員總薪級表內，只有少數高層公務員，即獲45至49薪點的公務員，方可獲派工作流動裝置，可遙距使用辦公電郵工作，故一般公務員要在家工作根本不可行。
在家工作系統要及早準備
疫情來得突然，公務員在家工作困難重重，可見推動遠程辦公非一蹴而就。香港資訊科技商會榮譽會長方保僑指出，公司文化及工作性質影響遠程辦公成功與否，以政府為例，現時大部分工作均以紙本處理，難以一時間改變工作模式；反之，不少軟件公司容許員工彈性選擇上班時間，工作亦可以雲端系統處理，令七至八成員工可在家工作。他舉例指去年社會運動起，一些公司如銀行業，開始有為遠程辦公準備，估計大公司早有準備，工作效率影響相對較少。惟對受疫情影響，才突然改用在家工作的公司而言，遠程辦公最大的問題是趕不及買手提電腦；方保僑指，不少公司要在一天內決定一次購入百多部手提電腦，市場二月時更一度缺貨。
大公司如銀行、會計等行業經常要處理敏感資料，要在家工作，自然需要高安全系數的遙距辦公系統，按業務需要額外付錢使用獨立VPN，甚至聘請網絡保安團隊把關，防止黑客入侵。要建立全新系統需額外花錢，中小型企業又能否負擔？方保僑指，中小企員工人數不多，遙距辦公亦不像部分金融行業般受嚴密規管；以規模約30至40人的中型企業為例，若他們欠資金增建VPN系統，只要能把資料儲存全部於雲端平台，員工在家工作不是難事。不過，他亦提醒雲端平台亦非100%安全，要留意提供雲端服務的公司也可看到平台內的資料，建議公司應選用有信譽的服務供應商。
公司提供電腦把關 安全風險減
要順利推行遠程辦公，及早準備是關鍵。勞先生在一家約有一百名員工的美資商業數據公司任職程式員，由於工作需要，甫入職公司便向他提供手提電腦，他認為在家工作與平日工作無分別。由於勞先生的工作牽涉商業機密，如品牌財務資料、員工人數等敏感資料；為確保安全，他的工作電腦早已安裝好安全插件和工作所需的軟件，設定與辦公室的電腦無異。縱入職一年半，勞先生未曾以電腦遠程辦公，但疫情爆發後，其公司反應迅速，不但額外為其餘未有手提電腦的員工提供電腦，更讓他們申請公司VPN在家工作。
勞先生認為，在家工作成功原因在於公司早已有硬、軟件上的準備，於疫情前採購電腦，及時做到「一人一機」。員工連上VPN後，要完成密碼及保安編碼的雙重認證方能連接公司系統。他形容公司手提電腦把關「達銀行的級數」，再配合特定的雲端服務供應商，員工只能用公司電腦上下載相關資料，嚴格監督資料存取，令安全風險大減。他續指，在家工作的不足僅在於未能即時聯絡同事，較難作跨部門溝通；農曆新年後開始在家工作，縱使有一至兩星期的適應期，但一個月的全面改用遙距辦公的體驗尚算順利。
在家工作未成主流 仍欠網絡安全意識
疫情沒完沒了，遠程辦公又能否成未來辦公新方向？方保僑指，若要轉用遠程辦公，必先提早準備，培養遙距辦公文化及安全意識；惟就目前香港情況而言，在家工作文化未成社會主流，加上普遍公司和員工仍未具充足網絡安全意識，員工容易因上下載文件，或打開不知名電郵等誤中病毒，若再把文件上載至公司系統，會令公司系統同受感染。他續指，雖然有不少公司具網絡安全意識，為電腦設權限阻員工直接上載文件至公司系統，他僅為香港整體網絡安全意識分數打六、七十分。電腦軟、硬件的配置日新月異，「（配置）永遠不會準備好」；但長遠來說，推動遙距辦公最需要公司及早準備，如投放資源於建立安全的遙距辦公系統，選擇可靠的雲端平台等，才能令遙距辦公更安全順利。
